Lopetetaan julkisen sektorin IT-sekoilut!

Kymmenet miljoonat eurot ovat pikkusummia kun puhutaan valtion ja kuntien rahankäytöstä IT-järjestelmiin. Tuloksista kuulemme säännöllisesti uutisia: Miljoonasijoitusten jälkeen VR, HSL ja muut tarjoavat kansalaisille käsittämättömän vaikeakäyttöisiä, vikoihin kaatuvia palveluja joiden korjailuun käytetään vuosia ja lisää miljoonia. Mikä tässä oikein mättää?

Olen perustanut ohjelmistoyrityksen ja johtanut sitä pitkään, ja päässyt näkemään läheltä miten IT-alan hankintoja tehdään Euroopassa ja Yhdysvalloissa suuryrityksissä. Toki tuhlaavia hankintoja tehdään myös yksityisellä puolella, mutta mikään ei yksityisellä puolella vedä vertoja sille miten Suomen julkishallinnossa asiat hoidetaan.

Valot sammutettuina kohti kallioleikkausta: Julkishallinnon IT-hankintaprosessi

1. Ensiksi kootaan ohjausryhmä, johon otetaan mukaan paljon ihmisiä omasta virastosta. Esimerkiksi surullisen kuuluisan, arviolta 600M€ Apotti-hankkeen ohjaus- ja kehittämisryhmässä on n. 50 jäsentä. Muista virastoista tai kunnista ei yleensä kysellä onko siellä mahdollisesti samanlaisia hankkeita, koska ”heidän kanssaan ei puhuta” (todellinen lainaus).

2. Palkataan määrittely ja- ja kilpailutuskonsultit, jotka saavat tuntipalkkaa työajan mukaan. Pidetään isoja kokouksia, missä ohjausryhmän kaikki jäsenet kertovat konsultille mitä kaikkia ominaisuuksia uudessa järjestelmässä pitäisi olla. Vaatimuslistasta tulee hyvin pitkä ja monipuolinen. Jokainen keksitty vipstaaki kirjataan ylös! Konsultti on tyytyväinen, sillä mitä enemmän kokouksia ja mitä monimutkaisempi dokumentti, sitä enemmän hänelle maksetaan.

3. Kun vaatimuslista on valmis, se lukitaan ja julkaistaan tarjouspyyntönä. Kilpailutuksen lähtökohta on että kaikki toteutetaan tyhjästä, valmiista tuotteista ei yleensä kysytä mitään. Ja koska ominaisuuslista on niin pitkä ja monimutkainen ei mikään valmis tuote sitä pystykään suoraan hoitamaan.

4. Valitaan toteuttaja, odotetaan ja maksetaan. Ihmetellään kun systeemi ei oikein toimi. “Yllättäen” toteutuksen aikataulu ei pidä, ja korjailu ja ylläpito maksaa paljon enemmän kuin odotettiin – varsinkin jos on maksettuna tuntityönä tehty suljettua koodia jota muut firmat eivät voi kehittää.

Jos tämän jälkeen budjettia jostain syystä jää yli, ei sitä palautetta kaupungin tai valtion kassaan vaan saatetaan ostaa vaikka televisioita IT-johtajien koteihin. Budjetin alittaminen ei ole mahdollista – sehän johtaisi määrärahojen pienenemiseen seuraavana vuonna!

Yksinkertaisin toimiva tuote: Kuinka menestyssovellus kehitetään

Yksityisellä puolella IT-hankkeet hoidetaan eri lailla. Esimerkiksi sopii tyypillisen maailmanmenestykseen palvelullaan yltävän startup-yrityksen prosessi.

1. Kootaan muutama alansa huipputekijä samaan tiimiin. He selvittävät mitä on saatavilla markkinoilla ja mitä tuotteella halutaan saavuttaa. Yhden parhaiten menestyneen miljoonien käyttäjän monimutkaisen tietojärjestelmän, Supercellin Clash of Clansin, kehitystiimissä on ollut noin kymmenen henkilöä sisältäen suunnittelijat.

2. Tiimin budjetti on rajallinen, samoin aika. He eivät saa sitä enemmän rahaa mitä kauemmin toteutusta tehdään, vaan rahallinen menestys on sidottu tuotteen suosioon käyttäjien keskuudessa. Tiimi miettii yhdessä, mitkä ovat yksinkertaisimman toimivan tuotteen (”Minimum Viable Product”) vaatimukset, joilla se tarjoaa käyttäjille sen tärkeimmän palvelun helposti ja luotettavasti eikä mitään turhaa tai ylimääräistä. Tässä vaiheessa kaiken A ja O on karsia vaatimusmäärittelystä turhat vivut ja vipstaakit – täysin päinvastoin kuin julkishallinnon puolella.

3. Toteutuksesta tehdään karkean tason suunnitelma ja aletaan hommiin. Apuna käytetään mahdollisimman paljon laadukkaita olemassaolevia komponentteja ja palveluita. Pyörää ei keksitä uudestaan. Vain olennaiset uudet osat, joita ei saa kätevästi muualta, koodataan itse.

4. Kun tuote on kokeilukunnossa se otetaan testikäyttöön. Palvelua hiotaan testikäyttäjien palautteen perusteella. Hiomisen jälkeen palvelu julkaistaan laajalti. Jos kaikki toimii ok, voidaan tässä vaiheessa asiakkaita herkällä korvalla kuunnellen alkaa miettiä niitä muita vipuja ja vipstaakeja, joita palveluun voisi lisätä. Tässä vähemmän on enemmän, ja karsinta lisäysten suhteen on tiukkaa.

Mitä pitää muuttaa?

Julkishallinnon IT-hankintaprosessi pitää uudistaa ottaen oppia startup-yrityksiltä.

Määrittelyvaiheesta alkaen pitää keskittyä mahdollisimman yksinkertaisen ja perustehtävänsä hyvin hoitavan palvelun toteuttamiseen. Määrittelyjä tekevän konsultin ei pidä saada sitä enemmän palkkaa mitä monimutkaisempi häkkyrä tehdään, vaan palkkaus on liitettävä kokonaiskustannusten alhaisuuteen ja järjestelmän valmistumiseen ajoissa.

Toteutuksen suhteen on kartoitettava valmiit, ilmaiset tai edulliset ratkaisut. Jos toteutuksen tai sen osan saa valmiina avoimen lähdekoodin ohjelmistona tai kustannustehokkaana palveluna rajapinnan kautta, kannattaa valita valmis ratkaisu ja unohtaa oman systeemin koodaaminen.

Nykyään kaupunkien ylimmän IT-johdon tehtävät näyttävät liittyvän pitkälti siihen, montako miljoonaa budjettia laitetaan mihinkin projektiin. Ja kun budjetit on asetettu pitää ne myös käyttää. Tämä pitää muuttaa niin, että sekä johtajat että työntekijät saavat palkkaansa bonusta budjetin alittamisesta. Säästetyt rahat siirretään kunnan tai valtion kassaan.

Näillä muutoksilla vaikutukset sekä julkishallinnon IT-järjestelmien kustannuksiin että toimivuuteen tulevat olemaan valtavat. Vertailukohdaksi voidaan ottaa vaikka se, että Virossa julkishallinnon järjestelmät maksavat tyypillisesti alle kymmenesosan siitä mitä Suomessa, tulevat valmiiksi nopeammin ja toimivat paremmin.

Eikä tässä ole edes laskettu sitä aikaa ja vaivaa, jonka kansalaiset säästävät kun systeemit ovat helppoja käyttää ja oikeasti toimivat.

Olemme nähneet miten nykyiset valtapuolueet käyttävät yhteisiä rahoja. Toimintaan tarvitaan järjen ääntä, ja sitä saa Helsingissä numerolla 1048.